下載地址：黃岡中學關于規范公文管理的意見
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（2020年3月24日印發）
為進一步規范我校公文處理工作，提高公文辦理水平和效率，使我校公文處理工作規范化、制度化、科學化。根據國務院《國家行政機關公文處理辦法》和公文處理有關規定，結合我校實際，制定本意見。
第一章 公文種類
第一條 學校公文種類主要有：
（一）命令（令）
適用于依照有關法律公布行政法規和規章;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關單位及人員。
（二）決定
適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷不適當的決定事項。
（三）公告
適用于向校內外宣布重要事項或者法定事項。
（四）通告
適用于公布校內各有關方面應當遵守或者周知的事項。
（五）通知
適用于轉發上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達要求各部門辦理和需要有關處室周知或者執行的事項，任免人員。
（六）通報
適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
（七）議案
適用于各工會組按照相關法律程序向學校工會提請審議事項。
（八）報告
適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復上級單位的詢問。
（九）請示
適用于向上級單位請求指示、批準。
（十）批復
適用于答復各處室的請示事項。
（十一）意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法。
（十二）函
適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。
（十三）會議紀要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
第二章 公文格式
第二條 學校公文一般由發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發處室和印發日期等部分組成。
（一）學校發文機關標識為“湖北省黃岡中學”或“中共湖北省黃岡中學委員會”。
（二）學校發文字號為“黃高辦字”或“黃高黨字”、年份、序號組成。
（三）學校上行文應當注明簽發人、會簽人姓名。其中，"請示"應當在附注處注明聯系人的姓名和電話。
（四）學校所有公文除"會議紀要"以外，應當加蓋印章。
公文用紙一般采用國際標準A4型（210mm×297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。
第三章 校級發文辦理
第三條 校級發文流程：
（一）校級發文辦理是指以我校行政或黨委名義制發公文的過程，一般公文發文流程：擬稿、核稿、送審簽發、編號、校對、印發、歸檔。
（二）擬稿。擬稿是發文處理的第一程序，按照具體工作需要，由各處室負責人按照公文格式草擬公文的初稿，文稿必須認真細致，做到以下兩點：
1.公文內容要求言簡意賅、觀點鮮明、主題突出、結構嚴謹，符合發文格式和行文規定；
2.在正文前要附上發文稿紙，填寫好主辦處室和擬稿人、事由、主送、抄送等。
（三）核稿。對公文初稿進行審核，以保證文件的質量，由辦公室負責。各擬稿處室在送校長審批簽發之前，將公文初稿紙質文檔送辦公室審核，依據公文的基本要求，對行文方式、公文格式、文字內容等作全面的審查，并在公文簽發單“核稿”欄簽字。不符合要求的，辦公室退回起草處室進行重新起草。
（四）送審簽發。將認真核稿后的文稿送校分管領導審核，經分管領導審核后，報送校長審批簽發，由擬稿人負責。文稿一經簽發后，即成為最后定稿，文件據此生效。
以我校名義制發的上行文，由校長簽發；以我校名義制發的平行文或下行文，由校長或者由校長授權的分管校長簽發。
（五）編號。文稿經校長簽發后，要由辦公室進行編號登記，防止發文混亂。
（六）校對。校對由辦公室進行，校對時要以文件定稿為基準，進行認真仔細地校對，連標點符號也不能放過，把住文件制發的最后一關。
（七）印發。對經校級領導簽發后的文稿進行用印、制發，必須做到：
1.以經簽發后的定稿為依據，忠于原稿，不得隨意改動，確需改動的要報經簽發人批準。
2.注意排版藝術，版面的安排要美觀大方、賞心悅目。
3.注意保密，不得讓無關人員隨便翻閱文稿，廢頁也要管理好，防止泄密。
（八）歸檔。對已發公文進行整理歸檔。
第四條 學校發文種類有：
（一）《湖北省黃岡中學文件》（大版頭），編“黃高辦”字號，用于報送請示、報告、意見等上行文和用于普發范圍的平行文、下行文。
（二）《中共湖北省黃岡中學委員會文件》，編“黃高黨”字號，用于以黨委名義發文的公文。
（三）《湖北省黃岡中學》（便簽頭），不編“字號”，主要用于與有關部門和單位商洽、詢問和答復的一般事項。
（四）《湖北省黃岡中學黨委會議紀要》，由辦公室負責記錄和整理，由會議召集人簽發，在年號后面編順序號；《湖北省黃岡中學專題會議紀要》，由具體承辦會議的處室負責記錄和整理，由會議召集人簽發，在年號后面編順序號。
第四章 校內年級處室發文辦理
第五條 校內發文格式
一般由標題、正文、成文日期、印章等部分組成。
第六條 校內發文流程
（一）校內發文是指以各處室或年級名義制發的公文，如通知、方案等，適用于校內。發文流程為：擬稿、送審簽發、印發、歸檔。
（二）擬稿。由各處室負責人草擬公文的初稿，并對初稿進行審核。校內公文無需在正文前附上發文稿紙。
（三）送審簽發。各處室主任或年級主任將正文用《湖北省黃岡中學》便簽頭紙打印，送校分管校長審批簽發。公文內容涉及多個部門，主辦處室分管校長主動與其他分管校長或主任商議后簽發，也可將會簽結果報校長批示后簽發。文稿一經簽發后，即成為最后定稿，主辦處室即可印發。其他處室遵照公文執行。
（四）印發。對經校級領導簽發后的文稿，蓋處室公章，不編“字號” 。
（五）歸檔。主辦處室將領導簽發文稿送檔案室存檔。
第五章 收文辦理
第七條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
（一）各處室因工作原因，收到上級下發或交辦的公文，由收文處室到辦公室登記并填好文件處置單，提出擬辦意見，收文處室提出擬辦意見送分管校長批示或者校長批示后，交有關處室辦理，當需要兩個以上處室辦理時，應明確主辦處室。辦理中遇有涉及其他處室職權的事項，主辦處室應當主動與相關處室協商;如有分歧，由主辦處室分管校長主動與其他分管校長進行商議會簽，并將最終會簽處理意見，報校長批準后辦理。
（二）主辦處室主任負責公文送簽、催辦和落實，辦公室負責催辦主辦處室，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。
（三）承辦處室收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本處室職能范圍或者不宜由本處室辦理的，應當及時退回交辦的處室并說明理由。
（四）審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。
第六章 公文歸檔
第八條 公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和學校有關規定，及時整理（立卷）、歸檔。個人或處室不得保存應當歸檔的公文。
第九條 歸檔范圍內的公文，檔案室應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映學校的主要工作情況，便于保管和利用。
第十條 聯合辦理的公文，原件由主辦處室整理（立卷）、歸檔，其他處室保存復制件或其他形式的公文副本。
第七章 公文管理
第十一條 公文由檔案管理員統一收發、歸檔和銷毀。
第十二條 上級單位的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，各處室經負責人或者辦公室主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的處室、日期、份數和印發范圍。
第十三條 公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印機關證明章。
第十四條 公文被撤銷，視作自始不產生效力;公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。
第十五條 不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公室負責人批準，可以銷毀。
第十六條 秘密公文要按照市委公文交換站要求，每年集中退還一次。銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文應當進行登記。
第十七條 處室負責人，因工作崗位變動時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。